年賀状の整理はどうする?おすすめの収納方法やデジタル整理術も解説

年賀状の整理はどうする?おすすめの収納方法やデジタル整理術も解説

年賀状のやりとりは年中行事の一つですが、年賀状が増えると管理に困りますよね。大切な方の年賀状や、住所・毎年の近況が明記された年賀状は断舎離しづらいでしょう。今回は、年賀状の整理術やデジタル化の管理方法などについてご紹介していきます。

最終更新日: 2018年10月18日

年賀状の整理について

年賀状

年賀状の重量は1枚につき約3g、10枚で30g、100枚あれば300gほどあるのをご存知ですか?

年賀状を取っておくと場所を取りますし、かさばってしまうのが難点ですよね。
しかし、大事な方から頂いた年賀状を簡単に捨ててしまうわけにもいきません。

そんな時、年賀状を整理する方法やファイル方法、画期的な収納アプリやソフトなどがあれば、すっきりするのになと思いませんか?

今回「終活ねっと」では、年賀状の整理方法を中心に、データ化する管理方法やそのメリットなどについてご紹介していきます。

  • 年賀状の整理方法

  • 年賀状の保管方法

  • 年賀状はがきの原物を残すか、原物以外を保存するか

  • 年賀状のデータ化の管理方法

  • 年賀状のデータ化のメリット

  • 年賀状の整理まとめ

以上の項目を軸に解説していきます。

ぜひ最後までお読みください。

年賀状は取っておくべき?

年賀状

年賀状のやりとりは日本の年中行事と言えます。
毎年の干支にちなんで特徴ある絵柄つきの文字や印刷にしたり、写真を添えてご挨拶をします。
年賀状を送る側も受け取る側も、一年の楽しみの一つと言えますよね。

そんな年賀状は、取っておいたほうが良いのでしょうか?

いつも連絡のやりとりをしている間柄の方々はいいのですが、会社の仕事関係やお客様、大切な人からの年賀はがきは、大切に保管して置きたい場合もあります。
年賀状は手書きや印刷など、送る側の気持ちが込められているため、現物を残したいという方もいるでしょう。

本来であれば大切にしまっておきたいところですよね。
しかし、整理しなければちらばってしまいますし、年々その量が増えてしまうのも困りものですね。

年賀状には、友達や同僚の毎年の楽しい言葉から、大切な人からの挨拶、結婚報告など様々なことを書きます。
文字を通して孫の成長を楽しんだりする方もいらっしゃいます。
写真つきの年賀状は宝物になる場合も多いでしょう。

年賀状はきれいに整理しておきたいですし、色や形などが変形することなく管理したいと思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
やはり大切な年賀状は賢く保管しておきたいですね。

次に、年賀状を大切に保管するための整理の仕方についてご紹介いたします。

年賀状の整理の仕方

年賀状

年賀状は毎年送られてくるため、整理をしなければ山のように溜まっていきます。

年賀状を整理をする場合には、年ごとに整理をする方法や仕事とプライベートで分ける方法などがあります。
順を追って説明をしていきますので、最後までご覧ください。

パソコンやスマートフォンなどインターネットが普及するまでは、年賀状のはがきを出し合うことが主流でした。
しかし時代の流れと共に、メールでのやり取りや、スマートフォンでの年賀状アプリで年始のご挨拶を済ませる方も多くなりました。

それでも、仕事上の得意先やお客様、恩師や大切な方には年賀状でのあいさつを礼儀と考える方も多いです。
大切な年賀状はバラバラのままにしておかず、きちんと保管をしておきたいものですよね。

では、年賀状の保管方法はどのようなものがあるのでしょうか?
次に、年賀状のはがきの保管方法について、順を追って説明をしていきます。

年賀状をそのまま残す

以下では、年賀状を現物のはがきのまま残す方法をご紹介します。

はがきの原物がある場合、お世話になった方や職場の上司・同僚などの住所・電話番号が必要な時に確認でき、すぐに取り出すこともできます。
友人や好きな人たちから頂いた年賀状であれば、現物のままで取っておきたい方もいるでしょう。

では、年賀状を保存しておきたい場合、どのような保管方法があるのかをご存知でしょうか。
ここでは、はがきのまま現物で残す方法をさらに詳しくご説明します。

輪ゴムで束ねたりして箱に入れて保管

年賀状を輪ゴムや麻ひもなどで束ねて、箱に入れておきます。

ただし、輪ゴムは保管場所によっては夏になると溶けてしまう場合があります。
心配な場合には髪のゴムで束ねるか、麻のひもや梱包用のひもなどを使って束ね、箱に入れて保管してください。

仕事のお客様や同僚、上司、友人、子供や孫、大切な方などに分けて輪ゴムやひもで束ねると、わかりやすくなるでしょう。

マスキングテープなどで簡易製本

次に、年賀状をいくつか束ねてマスキングテープを活用する方法をご紹介します。
マスキングテープは100均(100円ショップ)や無印商品、アマゾンなどの通販ショップ、事務用品のお店などでも販売されています。

ちなみにマスキングテープは、以前は紙テープとも呼ばれていました。
粘着力が抜群のセロファンテープとは違い、マスキングテープは何度もはがせる上に、くっつきにくいといった利点があります。
簡単にまとめるには便利なものの一つと覚えておいてください。

次にマスキングテープを使用して、簡単に製本をする方法で管理する方法を見ていきます。
年賀状を揃えて、あとで見開いた時にばらばらにならないように、右開きか左開きとなるように留めます。

コツは、マスキングテープで上から下まで右端か、左端を揃えて止めていくことです。
簡単製本にした場合、重要な人には付箋を付けるなどの工夫をして区分けするのもおすすめですので、試してみるといいでしょう。

はがき用のケースやファイルに保管

はがき用の保管ケースやファイルケースなどを購入して保管すると便利です。
こちらも100円ショップや事務用品を扱うお店、アマゾンなどの通販ショップで購入が可能です。

年賀状のサイズは100mmx148mmですので、A5以上のファイルケースであればらくらく入ります。

ちなみにはがき用の保管ケースも、さまざまな色やデザインがメーカー別にあります。
気になる方はカタログや通販サイトなどをご覧になってみてください。
子供用には、キャラクターの保管ケースも色が豊富にありますし、大人用は色別に保管するとわかりやすいでしょう。

特に、お子さんやお孫さんの年賀状だけピックアップして保管しておきたい場合には、子供用の保管ケースに入れて分けます。
大切な友人や恩師など特別にとっておきたい年賀状の場合には、大人用にして保管するとわかりやすいですね。

はがき以外の形にして保存

次に、年賀状を原物ではない方法で保存する方法をご紹介します。

以下の方法で保存をすると、場所も取りにくく、はがきが重なって重くなってしまうなどの心配が
なくなりますのでおすすめです。

普通紙にコピーする

年賀はがきを普通紙のB5やA4サイズで、はがきをコピーする方法です。

自宅にコピー機がある方は、カラーでコピーをすれば鮮明に印刷ができます。
白黒でコピーをした場合にも、ファイルなどに入れて保管ができますので便利です。

コンビニエンスストアなどでもコピー機がおいてありますので、簡単にコピーができます。

データ化する

年賀状の整理をするには、データ化するという方法があります。

やり方さえ覚えれば、年賀状をデータ化することは簡単です。
場所を取らずに整理することが可能ですので、年賀状の置き場所に困っている方におすすめの方法となります。

では、データ化にする整理方法を紹介していきますのでご覧下さい。

年賀状をデータ化して管理するには

年賀状

年賀状をデータ化するという発想は、パソコンやスマートフォンの普及によって生まれました。
近年では、手書きの年賀状で挨拶をする方が段々と減少してきています。

しかし、時代は変わっても、それぞれの人たちへの思いが込められていることが年賀状の良い点です。

毎年いただく年賀状は、場所の確保や整理をする必要もあります。
扱い方には十分注意していきたいと誰もが思うのではないでしょうか。

では、年賀状をデータ化して管理するにはどのようなものがあるのかを見ていきましょう。

パソコンのソフトを活用

パソコン用の年賀状を管理するためのソフトがあります。
年賀状を整理をする際には、パソコン用ソフトを上手に活用してみて下さい。

パソコンのソフトにはフリーのものもありますし、有料のものもあります。
パソコンの機種によって操作方法が若干異なりますので、使用方法をよくご覧の上、操作してください。

以下のリンクから、はがきを整理するのに便利な「筆王 はがき整理」の製品情報を見ることができます。

携帯のアプリも登場

スマートフォンでは、年賀状やはがきを管理するためのアプリがあります。
こちらは、google playで購入する方法もありますし、有料のアプリなどもあります。

Android版、iphone版に分かれていますので、ご自身のスマートフォンの機種などをよく確かめた上で、ダウンロードをするようにしてください。

年賀状を整理するためのアプリはいくつかありますので、他にも探してみるといいでしょう。

年賀状をデータ化するメリット

年賀状

次に、年賀状をデータ化することで得られるメリットについて見ていきます。

年賀状をデータ化して整理をしていくことには、良い面と悪い面があります。
年賀状の管理で一番心配なことといえば、印刷やインクなどが薄れてしまったり、写真などが汚れてしまうことではないでしょうか。

では、年賀状をできるだけ相手の方から受け取った現物のまま、保管する方法のメリットについて紹介していきます。

保管場所を取らない

普段使用しているパソコンのファイルや携帯・スマホで年賀状をデータ化し、保管ができます。

データとして管理すれば、年賀状を保管する場所は必要はありません。
また、年賀状を以前整理をしたはずが、保管場所を忘れてしまったなどの心配もありませんので安心です。

その他、年賀状をデータ化にするには、USBスティックやCD、DVDなどにデータを保管しておくことも可能です。
ただし、CDやDVDは表面が傷つきやすいため、管理には気を付けなければなりません。

または、年賀状をコピー機などで両面をスキャンをし、保管しておく方法もあります。
いずれにしても、USBスティックなどに保管をしておけば、ほぼ傷つく恐れもありません。
インクの色が劣化するような心配もなくなるでしょう。

紛失することがない

年賀状をデータ化することによって、年賀状の原物は手元に残しておかなくても

たとえ現物を紛失しても、データを確保することができますので心配することもないでしょう。
また、整理をした後に、どこにしまい込んだか困るというようなこともありません。

大事な人からの年賀状やお子さんやお孫さんなどの写真入り年賀状なども、データ化にしておけば整理も簡単です。
「年賀状をどこかに紛失してしまったかもしれない…」といった問題もなくなりますので、ストレスも1つ解消します。

年賀状の整理まとめ

年賀状

今回「終活ねっと」では、年賀状の整理について以下のことを解説してきました。

  • 年賀状を整理して保管する

    現物を整理するか、データ化すると良い。

  • 年賀状を原物のまま残す

    輪ゴムやひもで束ねて保管したり、マスキングテープなどで簡易に製本する。
    年賀状を原物のまま残すには、はがき用のケースやファイルに保管する。

  • 年賀状を原物以外で保存する

    普通紙にコピーをしておいたり、データ化にしておくと便利である。

  • 年賀状のデータ化

    パソコンソフトや携帯スマホアプリ、USBスティックやスキャナーなどを上手に活用する。

  • 年賀状をデータ化するメリット

    保管場所が不要で紛失の心配がないことである。

年賀状の整理をする際には、現物のはがきを残したままの整理法と、データ化にして管理する方法があることがご理解いただけたかと思います。
ご自身に合った便利な方法をご活用頂けるといいですね。

なお、「終活ねっと」では他にも年賀状に関する記事を多数掲載しております。
ぜひそちらもよかったら、ご覧になってみてください。

最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

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