忌引き連絡はメールでいいの?メールの書き方から注意点まで解説!

身近な人が亡くなってしまった場合、職場や学校などに忌引きの連絡を入れなければなりません。しかし、忌引きの連絡はメールで良いのか、気にかかる方も多いと思います。そこで、忌引きのメール連絡に関するマナーについて、詳しく解説してまいります。

目次

  1. 忌引き連絡はメールでいいの?
  2. 忌引きとは?
  3. 忌引きの連絡はメールでもいいの?
  4. 忌引き連絡のメールの書き方・例文
  5. 忌引きでメールを送る際のマナー
  6. 忌引き連絡の返信・返事について
  7. 忌引きで送るメールまとめ

忌引き連絡はメールでいいの?

人々

身近な人、大切な人が急に亡くなってしまったときには、気が動転して様々なことが手につかなくなってしまいますよね。
そんな中でも、亡くなった人を供養するためには、普段勤めている会社や大学を休む手続きをしなくてはなりません。

しかしながら、休みの連絡はどのようにすれば良いのか迷ってしまうこともありますよね。
連絡はメールで良いのか、はたまたそれでは失礼にあたるのか。

今回終活ねっとでは、忌引きの連絡をどのようにすればいいのかということについて、以下のテーマに沿って詳しく解説してまいります。

  • 忌引きとは?
  • 忌引きの連絡はメールでもいいの?
  • 忌引き連絡のメールの書き方・例文
  • 忌引きでメールを送る際のマナー
  • 忌引き連絡の返信・返事について
  • 忌引きで送るメールまとめ

いざという緊急の事態にもしっかりと対処していただけるように、詳しく説明してまいります。
最後までお目通しいただければ幸いです。

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忌引きとは?

困った人々

忌引きとは、出勤や登校の意思や体力があるとなしに係わらず、親族の他界によって与えられる休みのことを差します。
忌引きで休みをとっても、一般的な欠勤や欠席の扱いにはなりません。

忌引きの意味

忌引きとは、有給休暇やその他の休日とは扱いが異なります。
これは、体を休めたりリフレッシュをするわけではなく、「喪に服す」ために休みを取るのです。

忌引き休暇の日数

忌引き休暇の日数は、故人との血縁関係によって異なります
以下に早見表としてまとめましたので、ご覧ください。

故人との血縁関係 忌引き休暇の日数
配偶者 10日
実父母 7日
兄弟姉妹 3日
祖父母 3日
5日
1日

上記が、一般的な忌引き休暇の日数となります。
故人との血縁関係によって、取得できる休みの日数は大きく変わるのです。
故人と血縁的に近ければ近いほど、より長い休みが許可されることとなります。

忌引きの連絡はメールでもいいの?

困った人々

忌引き休暇の連絡を会社や学校に行う際、基本的には直接出向いたり、口頭で伝えることが最も丁寧です。
しかしながら、訃報は突然にやってくることが多いです。
訃報を予想したり、前もって動くことはもちろんできません。

ですから、メールでの連絡になることは仕方のないことなのです。
メールで連絡をしたからといって、失礼になったり怠慢を問われることはありません

口頭で伝えることが最善ではありますが、そのことによって故人の供養に影響が出てしまうようであれば、メールで連絡する方法を選びましょう。

また、もし電話で忌引き休暇に入る旨を伝えることができたとしても、そのあとに詳細を追ってメールでお報せするとより親切です。

すでに出社していて早退する時や客先との取引を辞退したい時には、必ず上司などに相談をし、代理の人を探すなどしましょう。

忌引き連絡のメールの書き方・例文

お金

口頭で伝えることができなかった場合や、口頭で伝えたあとの詳細連絡のために、メールで忌引き連絡をする場合には、いくつか注意点や抑えておきたいポイントがあります。

故人が自分にとって大切な人であればあるほど、平常心を失ってしまいがちです。
しかしながら、自分自身の生活はこれからも続いていくことを忘れずに、正しく連絡をすることが出来るようにしましょう。

出来るだけ明確に忌引きの詳細を伝えられるように、例文を交えてご紹介いたします。

内容

忌引きメールを送る際に最も気をつけるべきことは、すべての情報や詳細を、明確かつ完結にメールの中に記すということです。

そのためには、下記連絡事項を忘れずに記すようにしましょう。

  • 誰がいつ亡くなったのか
  • 通夜、葬儀の日程
  • 忌引き休暇の日数
  • 葬儀場の名前とその住所
  • 緊急のときの連絡先(携帯電話番号が望ましい)

メールを受け取った人が、すぐに忌引き休暇の連絡であることがわかり、どれくらいの日数の休暇を取るのかがはっきりと分かれば、会社側や学校側も迅速に対応をすることが出来ます。
そのためには題名も付けましょう。

面接などの予定をキャンセルしたい場合には日程や日数などの葬儀に関する詳細な情報は必要ありませんが、その旨をきちんと伝える必要があります。
以下の例文を少し改変して知らせましょう。

例文

人々

ここからは、実際のメールの形式で忌引き休暇の連絡のテンプレートをご紹介していきます。
基本的にはお休みさせていただくことをお知らせするものなのです。
件名のタイトルでよりわかりやすくしましょう。
本当に何も手に付かないときには、この例文を参考に忌引き休暇の連絡をしていただければ幸いと思います。

会社に送る場合

件名:忌引き休暇を申請いたします

○○部○○課、○○様or○○さん

お疲れ様です。
終活 太郎です。

急なご連絡失礼いたします。
昨日祖母が亡くなりましたため、
3日間の忌引き休暇を申請させていただきたく思います。

期間...20○○年○月○日〜20○○年○月○日
葬儀の日程と場所は○○(葬儀場、住所)となります。

なお、期間中は留守にするため、連絡の際には、
080-××××-××××(携帯電話番号)にお願い致します。

以上、大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

終活 太郎

会社の方は友達ではないので、葬式についてもなるべく丁寧に記載しましょう。

バイトも立派な職場ですので、社会人ではなくてもきちんと勤怠連絡としてしましょう。

大学に送る場合

大学に送る場合は教授を想定しています。
大教室の講義であれば手続きだけで済む場合が多いと思いますが、ゼミは教授へ直接連絡した方がいいでしょう。
必須ではありませんが、心配をかけない為にも先輩や後輩に軽く連絡を入れておいても良いかもしれません。

件名:忌引きによる「○○学講義」欠席のご連絡

○○先生

○○大学○学部○学科○年
学籍番号:0000000
終活 太郎です。

急なご連絡、大変失礼いたします。
先生の授業を受講しております、終活太郎でございます。

今朝ほど祖母が亡くなりましたため、
○月○日○時限目の○○学の授業を欠席させていただきたく存じます。

急な訃報であったため、急ぎメールにてのご連絡となってしまいましたことをご容赦ください。
後ほど、改めて欠席届を提出させていただきます。

何卒宜しくお願い申し上げます。

英語では?

中には、英語で忌引き休暇のやりとりをしなくてはならない場合もあるでしょう。
そういった場合に使える文例や言い回しを以下にまとめましたので、ご覧いただければ幸いです。

  • 忌引き休暇

    bereavement leave

  • 私の祖母が亡くなったため、彼女の葬儀のために実家に帰省する必要があります

    As my grand mother passed away, I had to go back to my hometown to attend her funeral

  • 緊急連絡先

    emergency contact

  • 日時

    Date and time

会社・大学・英語に分けて解説してきましたが、それを参考に社外の友人にも挨拶程度の連絡はした方が心配をかけずに済むかもしれません。
余力があれば、会社のお客様にもその旨を伝えましょう。

忌引きでメールを送る際のマナー

人々

忌引き連絡のメールを送るときのマナーについて、ここでは触れていきます。
どんなに大切な人が亡くなったとはいえ、休暇をとることは少なからず周囲に迷惑をかけてしまうということです。

ですから、メールで連絡をするときにも、そのマナーはしっかりと守るようにしましょう。
悲しい気持ちや遣り切れない気持ちももちろんあるでしょう。
しかしこれから見守ってくれる故人のためにも、社会人としてのマナーはしっかりと守るようにしましょう。

社内

仕事を任されている企業人、社会人ならば、上司や部下、同僚への引き継ぎはとても大切です。
留守にしている間、会社の仕事を受け追ってくれる人には、直接口頭で報告した後に、メールで詳細を引き継ぐことができればそれが最も丁寧です。

また、引き継ぎをしてそれで終わりではなく、なるべく連絡が取れる状態にし、休暇をとったことで仕事に影響が出ないように努めることも社会人としての大切なマナーとなります。
いかなるときでも、忌引き休暇を取らせてくれた会社への感謝の気持ちを忘れてはいけません。

取引先

取引先に忌引き休暇を伝えるときには、まずは自分の都合で迷惑をかけてしまったことをお詫びしましょう。
葬儀の日程などまでは必ずしも仔細に伝える必要はありませんが、特にお得意先には身内の不幸という理由についてはしっかりと説明をすることが大切です。

またもう一つ大切なことは、社内で自分の代理で取引先とのやり取りを担当してくれる社員の名前と連絡先を、取引先に事前連絡するということです。
自分が休みをもらっている間も、滞りなくビジネスを行うことが出来るという安心感を、相手に持ってもらうことが大切になりますからね。

忌引き連絡の返信・返事について

困った人々

忌引き連絡に対しての返信はすべきかどうかということに対して、迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。
ここでは、忌引き連絡に対する返信、すなわちお悔やみメールについて解説してまいります。

お悔やみメールの書き方

お悔やみメールを書くときには、相手への配慮を忘れないようにしましょう。
遺族には、大切な人を亡くした心的負担だけではなく、葬儀の準備などの実務的負担も大きく降りかかります。

忙しい中であるということ、そして歓迎すべき事態ではなく、遺族自身がいちばん困惑していることを心に留めてメールを作成するようにしましょう。

使ってはいけない言葉・文字

お悔やみメールを送る文面には、丁寧語に注意しましょう。
極端に固い言葉を書く必要はありませんが、故人への敬意が含まれているということも忘れてはなりません。

また、絵文字を使うことは避けましょう。
安易な言い回しや、楽しさを連想させてしまうこともあるからです。
同様に、「死」や「苦しみ」を連想させる「4」「9」という数字も、なるべく使うべきではないといえます。

そして、「これからも」「今後も」など、繰り返す意味を持つ言葉を用いることも避けてください。
これは文章中でどの意味をさすものであろうとも、安易に用いてはいけません。
そのことを心に留めてください。

例文

このたびはご母堂様のご逝去の報に接し、大変驚いております。
皆様のご傷心を拝察するとともに、心よりお悔やみ申し上げます。

心身共に辛い時であると思いますが、どうかご無理はなさいませんようにご留意ください。
直接お目にかかりお悔やみを申し上げたく思いますが、略儀ながらメールにて失礼いたします。

ご母堂様の安らかな永眠をお祈り申し上げます。

よく耳にする「ご愁傷様です」という言葉を入れてもいいかもしれません。
休み明けの話題は極力避け、自然に復帰できることを願いましょう。

お礼はする必要があるの?

お悔やみメールは、大切な人を亡くしたことを思い、哀悼の意を表してくれるものです。
つまりは、気遣いや優しさによって送られてきているものだということ。

ですから、お悔やみメールへの返信は、なるべくならばするように心がけましょう。
もちろん葬儀の用意や気持ちの整理がつかずに、何もできない気持ちになってしまうこともあるでしょう。

しかしながら、相手の気持ちに応えることは、大切なこと。
決して望まれる事態ではありませんが、それでも寛大な対応をしてくれたお相手への感謝の気持ちは忘れないようにしましょう。

会社によっては、忌引きと聞いたら叔父や孫などの離れた関係でなく一親等であれば香典を出す場合もあります。
家族葬であれば出すことができないかもしれませんが、会社に確認することが必要でしょう。

忌引きで送るメールまとめ

葬儀

いかがでしたでしょうか。
今回は忌引きの連絡について、以下のテーマを中心にお伝えしてまいりました。

  • 忌引き休暇とは、喪に服するための期間。
    通常の欠勤の扱いにはならず、遺族との血縁関係によって休みの日数も異なる。
  • 忌引きの連絡は、基本的には口頭で伝えることがベスト。
    しかしやむを得ない場合には、メールでも良い。
  • 会社や学校に送る忌引きメールは、簡潔に必要な情報を記すことが大切。
    緊急連絡先を記ことも忘れない。
  • 忌引き休暇といえど、社会人ということを忘れずに失礼のないように注意する。
    引き継ぎ事項は明確に記しておく。
  • お悔やみメールでは、絵文字や繰り返しの言葉を用いないよう注意。
    またお悔やみメールをもらったら、感謝の気持ちを込めて返信すること。

どんな人であっても、大切な人が突然亡くなれば、とまどってしまうものです。
どうしていいのかわからなくなってしまうこともあるでしょう。

しかし、忌引きなどで社会的に少しでも迷惑をかけたり、留守にしてしまうときには、きちんとメールで伝えることを忘れてはなりません。
忌引きで仕事や学校を休めるのは、他の人の助けがあるからこそであるということを、忘れてはいけないのです。

礼節とマナーを遵守し、冷静な行動ができてこそ、落ち着いた気持ちで故人を見送ることが出来るといえるでしょう。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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