訃報をメールで伝えるとき…文例は?注意点は?

電話や書面でのお知らせが一般的だった訃報ですが、社内に広く通知する際など、メールで訃報をお伝えすることも多くなっています。メールではどのような点に留意するべきなのでしょう?文例などはあるのでしょうか?メールで訃報をお伝えする際のマナーや文例をまとめました。

目次

  1. メールでもいいの?訃報や葬儀のご案内
  2. 訃報のメールに書くべきこと
  3. 訃報を伝えるメールの文例
  4. 文面のミスに注意を
  5. 故人を大切にお送りするために
  6. 終活ねっとが運営する「親切なお葬式」

メールでもいいの?訃報や葬儀のご案内

葬儀

一般的に、訃報をメールでお伝えするのはあまりよいことではありません。
親しい方には電話で、その他の方には書面でお知らせするのが慣例です。

ですが現在では、メールでお知らせすることも一般的になっています。
理由としては、お通夜や葬儀までの時間が短くなってきたことが挙げられます。

メールは速やかに、確実にご本人のもとに届きますし、電話と違って行き違いも起こしにくいです。
とくに仕事関係の方が亡くなられた場合、社内や取引先の大勢の方に、なるべく速やかにお伝えしなければならないことも多いですので、メールでお知らせする方がよい場合もあります。

他にも、どうしても電話がつながらない、メールアドレス以外の連絡先がわからないといった場合などには、メールでお伝えしてもよいかと思います。

訃報のメールに書くべきこと

大切なことは5つ

訃報をお伝えするとき、とくに重要な内容は5つあります。
お通夜や葬儀に参列する方にとって大切なことですので、とくに会社の方などにお知らせする際は気をつけましょう。

1.誰がいつ亡くなったのか

享年や死因(病気、事故など)も書き添えることが多いです。
ただし、プライバシーを考慮して死因は書かないという場合もあります。

2.お通夜や葬儀の日時、場所

地図を添付する、最寄り駅を併記するなど、参列される方が迷わないような配慮があると親切です。

3.お通夜や葬儀の形態

仏式、神式、キリスト教式、無宗教など、どの方式でお通夜や葬儀が行われるかを記します。

4.喪主の氏名

喪主の方の氏名と、故人との続柄を記します。
故人の奥様が喪主であれば、氏名のあとに(妻)、丁寧に書きたい場合は(御令室)と敬称で記します。

5.葬儀についての問合せ先

一般的には喪主の方のご住所や電話番号をお伝えします。
会社から社内外へ訃報をお伝えする場合、社内に取りまとめの担当者がいれば、担当者の氏名と連絡先を記しましょう。

その他

ご香典などを辞退する場合

喪主の方がご香典やご供物を辞退するという場合は、その旨を書き添えます。
「故人の遺志により」「ご家族のご意向で」などと理由も添えられると伝わりやすいかと思います。

お通夜・葬儀を近親者のみで行う場合

家族葬など、お通夜・葬儀を家族や近親者のみで行う場合も増えています。
このようなときは、家族葬であることを明記し、また、お通夜や葬儀の日時、場所などは省略するべきでしょう。

訃報を伝えるメールの文例

それでは実際のメールの文例を挙げてみましょう。
一般的に考えられる事例として、

「同じ会社の方のご家族が亡くなり、社内に連絡・案内する際の文例」
「同じ会社の方が亡くなり、社外の方へ連絡・ご案内する際の文例」
「家族が亡くなり、親族や友人などへ連絡・ご案内する際の文例」

以上三つの文例を見てゆきたいと思います。

社内への連絡・案内

社内へのメール文例

社員各位

○○部○○課○○○○様のご尊父○○様が、
○年○月○日午前○時○○分、ご病気のため永眠されました。
ご冥福をお祈りすると共に、謹んでお知らせ申し上げます。

通夜、葬儀告別式は下記のとおり、仏式にて執り行われます。

1.通夜
 ○年○月○日 ○時~○時
 ご自宅にて
 ○○県○○市○○町○番○○-○○
 (添付の地図をご参照ください)
 最寄り駅 ○○線○○駅(徒歩○分)

2.葬儀告別式
 ○年○月○日 ○時~○時
 ○○斎場にて
 ○○県○○市○○町○番○○-○○
 (添付の地図をご参照ください)
 最寄り駅 ○○線○○駅(徒歩○分)

3.喪主
 ○○○○様(ご令室)

4.問い合わせ先
 ○○部 ○○○○
 TEL:○○○-○○○-○○○○
 メール:○○○@○○○.○○

ポイント

速やかに、しっかりと内容が伝わることが第一です。
時候の挨拶も不要です。簡潔を心がけましょう。これはメールに限ったことではありません。
お通夜や葬儀まで時間がないこともありますので、重要な内容がすぐに読みとれる文面を作りましょう。

社外の方への連絡・ご案内

社外の方へのメール文例

弊社代表取締役社長○○○○儀、かねてより病気療養中の処、
○年○月○日午前○時○○分、享年○○にて逝去いたしました。

生前のご厚誼に心より感謝し、謹んでお知らせ申し上げます。
葬儀告別式は社葬を以て、下記のとおり執り行います。

1.日時
 ○年○月○日
 葬儀 ○時~○時
 告別式 ○時~○時

2.場所
 ○○斎場にて
 ○○県○○市○○町○番○○-○○
 (添付の地図をご参照ください)
 最寄り駅 ○○線○○駅(徒歩○分)

3.喪主
 ○○○○(妻)

4.葬儀委員長
 株式会社○○○○
 ○○部 ○○○○

5.本件お問い合わせ先
○○部 ○○○○
TEL:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○@○○○.○○
住所:○○県○○市○○町○番○○-○○

なお、ご家族の意向によりご厚志については固くご辞退申し上げます。

ポイント

こちらも時候の挨拶などは不要です。簡潔に、大切な内容をはっきりと書きましょう。

故人の名前のあとの「儀」とは「~のこと」「~について」という意味で、ふつう儀礼的な文章で、自分自身や身内に対して使います。謙譲して敬称をつけないため、このような書き方になります。

社葬で葬儀委員長を立てる場合は、喪主と併せてお名前を記します。

近親者への連絡・ご案内

親族、故人のご友人などへはふつう電話でお伝えするものですが、どうしても電話がつながらなかったり、メール以外の連絡先がわからないということもあると思います。
それぞれのご関係によって適切な形があると思いますが、参考までに文例を一つあげておきます。

近親者へのメール文例

お世話になっております。○○○○の妻、○○です。
突然のご連絡、失礼いたします。

夫○○が、不慮の事故のため○○月○○日○時○分、急逝いたしました。
享年○○でした。
生前は本当に良くしていただき、ありがとうございました。

お通夜、葬儀は下記のとおり行います。
お忙しい中とは思いますが、夫を見送って頂ければと思います。

お通夜
 ○月○日 ○時~○時
 自宅にて

葬儀告別式
 ○月○日 ○時~○時
 ○○斎場(○○県○○市○○町○番○○-○○)にて

葬儀まであまり間がなかったため、取り急ぎメールにてお知らせいたしました。
失礼の段ご容赦ください。

○○○○
TEL:○○○-○○○-○○○○

文面のミスに注意を

文面のミスには十分に気をつけましょう。

訃報をお伝えするときは、連絡する方自身も気が動転していることが多いと思います。
そのため、平時では思いもよらぬミスをしてしまうことがあります。

メールを送る前には必ず読み返し、故人のお名前、ご葬儀の日時、斎場の住所など、大切な部分をしっかり確認してから送るようにしましょう。

故人を大切にお送りするために

葬儀

メールはあくまで略式の手段ですが、故人をお見送りしたい方にお知らせするために必要なこともあります。
内容とマナーには注意した上で、お送りするべき方には迷わずお送りしましょう。

終活ねっとが運営する「親切なお葬式」

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