効率の良い香典の整理の仕方をご紹介!エクセルでの整理などを解説

香典をお供えいただいた方の名前や香典金額をしっかり把握するために香典の整理することは大切なことですが、効率的に香典を整理するにはどうしたら良いのでしょうか?今回は効率の良い香典の整理の仕方と共にエクセルや表計算ソフトでの整理について紹介します。

目次

  1. 香典の整理について
  2. 香典を整理する意味とは?
  3. 香典を整理する方法
  4. 香典を効率よく整理するには?
  5. 実際に香典の中身を確認する
  6. 香典が余った場合はどうする?
  7. 葬式で香典を受け取る受付の仕方
  8. 香典の整理に関するまとめ

香典の整理について

困った人々

葬儀に参列された方からお供えいただく香典ですが、誰にいくらの金額をお供えいただいたかを把握するために情報を整理する必要があります。
その際、どのように香典の情報を整理すれば効率的にまとめられるのでしょうか。

今回終活ねっとでは、香典の整理についてご紹介しています。

  • 香典を整理する意味とは?
  • 香典を整理する方法
  • 香典を効率よく整理するには?
  • 実際に香典の中身を確認する
  • 香典が余った場合はどうする?
  • 葬式で香典を受け取る受付の仕方

以上の項目を軸に解説していきます。
効率の良い香典の整理の仕方とエクセルや表計算ソフトでの整理についてお悩みの方は、ぜひこちらの記事を最後まで読んでいただき、香典の整理をする際の参考にしてください。

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香典を整理する意味とは?

葬儀

葬儀の受付では参列者の方に芳名帳に名前を記入していただき、香典をお供えいただきます。

参列していただいた方の名前や香典の金額などの情報はそれぞれ把握し、整理する必要があります。
では香典を整理する意味や利点はどのようなものがあるのでしょうか。

そもそも香典とは?

そもそも香典とは、どのようなものなのでしょうか?

香典とは葬儀などの際に参列者の方からお供えいただく金品のことをいいます。
もともとはお香やお花を供えていたのが、その代わりの品物として金品を供えるようになりました。

また、急に必要になる葬儀費用に対しての相互扶助としての役割もあります。
葬儀の種類にもよりますが、葬儀費用は決して安いものではないため、参列者が香典を持ち寄ることによってご遺族の負担を減らす役割があります。

香典返しの準備のため

香典返しとは、お供えいただいた香典に対してお返しの品物を贈ることをいいます。

香典返しの金額の相場は、半額から三分の一となっており、その金額の範囲内から購入できる品物を選び、香典をお供えいただいた参列者の方へ贈ることになります。

参列者の方からお供えいただく香典の金額はさまざまで、故人との間柄や地域の慣習によって金額の相場が決まってきます。
ですので、誰にいくらの香典をいただいたかをしっかり把握し、整理しておく必要があります。

故人との間柄などで香典の金額が変わることから、香典返しの品物は金額に分けて用意する必要があります。
その際に情報を整理しておくことでスムーズに香典返しを行うことができます。

また、香典返しを贈るために相手の住所を知る必要がある部分も、香典の情報を整理しなくてはならない理由の一つです。

香典をくださった方の万一のため

香典の整理をしておくことが、香典をくださった方の万一のときの参考になるときもあります。

香典金額の相場は故人との間柄で決まりますので、以前香典をくださった方も間柄での相場から金額を判断して香典を包んだことになります。
ですので、香典をくださった方に不幸があったときにお供えする香典の金額は、以前いただいた香典と同じ金額することによって確実となります。

香典の金額を整理し保管しておけば、このようなときに役立つこともあるのです。

香典を整理する方法

葬儀

葬儀に参列する方が多いほど、整理しなくてはならない香典の情報も多くなります。

香典返しする都合上、相手に失礼のないように正しい情報を把握したいものですが、どのように香典の情報を整理するのが良いのでしょうか。
ここでは香典を整理する方法をいくつかご紹介します。

香典帳を利用する

いただいた香典の情報を整理する手段として香典帳を利用する方法があります。
香典帳とは、香典をお供えいただいた方の、名前・住所・香典金額・故人との間柄などを記入するノートのことをいいます。

似たような役割を持つ「芳名帳」というのものもあり、こちらも名前や住所などを記入するノートとなっております。

この二つの大きな違いは、参列者自身で記入してもらうか自分で記入するかの違いです。
芳名帳の場合、受付などで参列者自身に記入してもらいますが、香典帳は自分で管理して記入する必要があります。

葬儀の場合は、芳名帳と香典帳の両方を用意しておき、受付で香典を受け取り、芳名帳に名前を記入してもらっている間に香典帳に受け取った香典の金額を記すようにすると受付が円滑に進みます。

香典袋を参考にする

香典の情報を整理する手段に香典袋を参考にするという方法もあります。

香典袋は表書きを書くのと同様に、自分の名前や香典に包んだ金額を香典袋に記載するのがマナーとなっています。

名前は表書きの下の部分に、金額は香典袋の裏側に記載するのがマナーです。
また、中袋がある場合はそちらに名前と金額が記載するのがマナーとなっているため、香典の情報の整理をする場合は、そちらを参考にするのがいいでしょう。

香典帳とともに確認する

香典の情報を整理する場合、香典帳と香典袋の両方を確認するのが確実だといえます。

香典帳は葬儀の受付で芳名帳と共に記入するのがいいことを説明しましたが、受付では弔問客の対応に追われるため、間違った内容を記入してしまう可能性も考えられます。

一方で参列者の方が用意する香典袋は、準備期間に余裕があるため記載内容が間違っていることはあまり考えられません。

ですので、正しい情報を得るためにも、香典帳に記入した情報をうのみにするのではなく、香典袋に書かれている内容と照らし合わせて確認するようにしましょう。

整理し終わったら香典袋はどうする?

香典袋には、名前・住所・香典金額など、香典を整理する際に参考になる情報が書かれているため、大事に保管するようにしましょう。
また、上記で説明したように香典包む際の金額の参考になる場合もあります。

葬儀から時間が経過した場合、処分するという手段も考えられますが、その際は香典に書いてある個人情報の取り扱いに十分注意するようにして処分を行うようにしましょう。

香典を効率よく整理するには?

お金

香典の情報を効率的に整理するには「エクセル」などの表計算ソフトを使用するのがオススメです。

表計算ソフトは、枠の中に文字や数字を入力し、数値計算やグラフ作成を行うソフトのことをいいます。
香典の整理でいえば、名前・住所・香典金額・間柄・電話番号などのカテゴリで分け、それぞれを入力していくのがわかりやすいのではないでしょうか。

作った枠を自由に入れ替えたり、香典金額が多い順にソート(並べ替え)できたりするので、香典返しの際の参考にもなります。

葬儀に参列した方が多ければ多いほど香典の数も多くなり、香典の情報の整理もまた大変になります。
そういった場合に表計算ソフトを活用すれば、わかりやすく情報を整理して一覧にすることができ、非常に役立ちます。

また、手書きのノートなどと違い、表計算ソフトを使えばファイルでのやり取りができるので、香典の情報を親戚間で共有できるという利点もあります。

エクセルを活用する

エクセル(Excel)とは、マイクロソフト社が開発・販売している表計算ソフトです。
ビジネスで活用されることが多いワード(Word)と共に、エクセルという単語をなんとなく知っているとい方は多いのではないでしょうか。

パソコンの購入時にエクセルとワードが搭載されている場合も多く、香典の情報を整理しようとした場合、真っ先に候補にあがるソフトだと思います。

デメリットとして、お使いのパソコンにエクセルがない場合は有料で購入する必要があるため、少し敷居が高くなってしまいます。
エクセルの無料版である、エクセルオンライン(Excel Online)を利用すれば手軽に試せますが、有料版にくらべ機能に制限があるため、注意が必要です。

表計算のフリーソフトを利用する

表計算ソフトとしてエクセルが候補にあがりやすいですが、フリーソフトを使うという手段もあります。

香典の情報を整理する場合、そこまで複雑な計算や表を作る必要がないため、フリーソフトも選択肢の一つとして考えられます。
また、エクセルが有料なのに対し、フリーソフトであれば金額の心配をすることなく手軽に使用感を試せるのがメリットとなっています。

ソフトを選ぶ際は、データの共有を考慮し、使用率の高いエクセルと互換性のあるソフトを選ぶのがいいでしょう。
もちろん自分だけで管理する場合は気にする必要はありませんが、家族や親戚内で共有する場合は憂慮しておいたほうがいいでしょう。

実際に香典の中身を確認する

お金

香典を一番始めに整理する場面は、葬儀での受付で香典を受け取るときですが、そのときに香典の中身を確認することは非常に大切なこととなっています。

香典にはさまざまなマナーがあり、慣れていない場合、香典袋を用意する段階で大変な思いをすることになります。
その中で、うっかり香典袋にお金を包むことを忘れたまま香典をお供えしてしまうことも考えられます。

そういった場合、香典を渡した側はお金を包んだものとして考えているため、葬儀が終わった後でお金が入っていないことを指摘すると、トラブルの原因になってしまいます。

そういったトラブルを回避するためにも、受付で香典を受け取ったら中身を確認し、入っていなかった場合はその場で確認をするようにしましょう。

香典が余った場合はどうする?

お金

香典は参列者の方にお供えいただいたお金であるため、余ったときにどうしたらいいか悩んでしまいがちです。
葬儀の後も予期していなかったトラブルや一周忌・三回忌と法要は続くため、そのときに備えて余った香典は無理に使わずに管理しておくのがいいでしょう。

また、香典は贈与されたもののため、ご遺族間で余った香典を分配することに問題はありません。

管理する場合も分配する場合も、喪主の方が周りに相談もなしに行ってしまうと、トラブルの原因になりますので、いずれの場合もご遺族間で話し合って決めるようにしましょう。

葬式で香典を受け取る受付の仕方

葬儀

葬式での受付はご遺族に代わって弔問客に対応する必要があります。
葬儀社の方が受付のスタッフを行う場合もありますが、そうでない場合はご遺族の親戚やご遺族と親しい方に担当してもらうことになります。

事前準備としてあらかじめ焼香を行っておき、上記で記したように芳名帳や香典帳と共に筆記用具を用意するようにしましょう。
また、弔問客に対して会場を案内するために会場内の配置を把握しておくことも必要です。

葬儀当日は、香典を受け取ることはもちろん、芳名帳への記入をお願いしたりすることになります。
お悔やみの言葉に対して挨拶を返すことになりますが、その際は言葉遣いに気を付け、忌み言葉は使わないようにしましょう。

下記の記事では、受付の役割や事前準備・当日のマナーについて詳しく解説しています。
さらに気になった方は、ぜひこちらの記事も一緒にご覧ください。

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香典の整理に関するまとめ

お墓

いかがでしたか?
今回終活ねっとでは、香典の整理について効率の良い香典の整理の仕方とエクセルや表計算ソフトでの整理を以下のことを解説してきました。

  • 香典とは葬儀などの際に参列者の方からお供えいただく金品のこと。
  • 香典の整理を行うことによって、香典返しの準備がスムーズに行える。
  • 香典の情報を整理するときは、香典帳を利用したり香典袋を参考にする。
  • 整理し終わった香典袋は保管しておくのが良い。
  • 香典の情報を整理するときに、エクセルなどの表計算ソフトを活用するのが
    効率的。
  • 葬儀の受付で香典を受け取る際、トラブル回避のため、実際に香典の中身を確認することが大事。
  • 余った香典はご遺族間で相談し、先々のために保管しておくか分配するのが良い。
  • 葬儀で受付を担当する場合、あらかじめ焼香を行っておき、香典の整理のために芳名帳や香典帳と共に筆記用具を準備しておくのが良い。

終活ねっとでは、他にも多数の記事を掲載しております。
また、下記の記事では香典返しを渡すタイミングとマナーについて詳しく解説しています。
気になった方は、ぜひこちらの記事もご覧いただき参考にしてください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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