円満な退職のためにースマートな退職願いの書き方

退職を決心した時、さて、退職願いを書こう、と思いたっても、書き方がわからない、という方は多いのではないでしょうか。退職時のトラブルを回避し、スマートで円満な退職にしたいですよね。ここでは正しい退職願いの書き方をマスターしましょう。

目次

  1. そもそも退職願いってなに?
  2. 退職願いはいつまでに出す?
  3. 退職願いは必ず出さなきゃいけないの?
  4. 退職願いの書き方は?
  5. 退職願いを入れる封筒の書き方は?
  6. 入れ方に決まりはあるの?
  7. さあ、提出です。

そもそも退職願いってなに?

退職願いは、会社による命令・指示によるものではなく、自己都合・自己意思によって会社を
退職する際に会社に提出する書類です。自己都合とは、たとえば転職・結婚・転居・身体上や家庭の事情などが挙げられるでしょう。
従ってリストラによる退職、解雇や懲戒免職、契約期間満了などによる退職については退職願いは必要ありません。

退職願・退職届・辞表の違い

♦退職願い

退職願いはあくまで「○月×日をもって会社を退職したいと思っている」という意思を会社に伝えるために提出するものです。ですから出した時点ではまだ退職とはならず、会社側が受理し承諾してはじめて退職となります。退職を一方的に宣言する退職届に比べ当たりが柔らかいので、穏便に退職したい時に使われることが多いようです。また、承諾されるまでは撤回もできる、という利点もあるので、万が一にも気持ちや都合が変わりそうな可能性がある時には「退職願い」がいいでしょう。

♦退職届

「退職届」は「退職願い」とは異なり「○月×日で退職します」という強い意思表明をするための書類です。受理された時点で退職が成立します。そのため、一度提出してしまうとよほどの事情がない限り撤回できませんので注意しましょう。

♦辞表

会社の経営者や役職にある人、または公務員が退職の意思を示す時に使われるものです。一般社員が用いることはまずないと言っていいでしょう。

退職願いはいつまでに出す?

民法上では、退職する日から逆算して14日前までに退職の意思表示をすればいいことになっています。しかし、考えてみてください。後任者への業務引き継ぎやあなたが抜けた後の人材確保などを考えると、できれば最低でも1か月前には提出すべきでしょう。
病気など急を要する場合は別として、円満かつスムーズな退職を望むのであれば、退職の予定が定まった時点で、口頭または面談などで上司に伝えておき、1か月前に退職願いを提出するのがベストと言えるでしょう。

退職願いは必ず出さなきゃいけないの?

退職願いは任意の提出物ではあります。つまり退職手続きは法律上では、口頭で退職意思を表明し、それが会社側に承認されたら成立となっています。
しかし、書面に残しておくことで「言った」「言わない」という齟齬を避けることができ、退職に関わるトラブルを防止することができますので、提出しておくほうが無難でしょう。

退職願いの書き方は?

それでは、いよいよ退職願いを書きます。書く前に、大切なポイントをおさえておきましょう。
特に指定がない場合は、以下の具体例の書き方で書きます。
また退職願いは、直接、直属の上司に提出するようにしましょう。
 

まずは会社に確認する

会社によっては、決められている書き方があったり、会社指定の用紙が用意されていることがあります。必ず会社に確認しましょう。近年では横書きの退職願いも増えていますが、縦書きのほうが一般的です。

白い用紙に黒の筆記具で書く

白無地、もしくは罫線のある便箋(白)を選びます。大きさはA4サイズ、またはB5サイズが一般的です。筆記には黒インクの万年筆やボールペンを使用しましょう。摩擦で消えてしまうようなペンは不可です。字は崩さず、丁寧に楷書で書きます。

必ず手書きする

パソコンの普及著しい昨今ですが、退職願いは原則として手書きします。パソコンで作成してプリントアウトしたものは認められません。

退職理由は「一身上の都合」で

退職にはいろいろな理由があります。待遇に対する不満や人間関係のトラブルなどが理由になることもあるでしょう。しかし、いかなる理由であれ自己意思で退職の場合は「一身上の都合」と書きましょう。本当の理由を書いたところで会社側から書きなおしを命じられることもあり得ます。

① まず一行目の中央に「退職願」と書きます。「退職願い」でも可。

② 二行目の一番下のところに「私事、」と書きます。「私儀、」でも可。
いずれも必ず「、」を打ちます。

③ 三行目の一番上から、退職したい旨の文章を明記します。 「○○年○月○日」は退職したい年月日を書きます。 前もって退職日を口頭で伝えていれば、その日を入れます。

④ 一行開け、退職願いを提出する年月日、所属部署、自分の氏名を書きます。

⑤ 自分の氏名の下に認印を捺印します。
三文判でもOKですが、シャチハタのような朱肉不要のものは不可です。

⑥ 一行開け、退職する会社の正式名称と代表者名を書きます。
この際、代表者名が自分の名前の高さより上になるように気をつけます。「様」を忘れないように。
会社名を「(株)」「(有)」などと略してはいけません。

退職願いを入れる封筒の書き方は?

退職願いを書き終えました。次に封筒を用意します。
個人的かつ大切な書類ですから、包む封筒もきちんと選びましょう。

白の無地、二重の封筒で

「白封筒」と呼ばれる中身が透けないように二重の構造になっているものを選びましょう。
郵便番号を書くための赤枠があるものもできるだけ避けるのが無難です。
茶封筒は事務的な用途(請求書や領収書を入れる)に使われるもので、退職願いを入れるのには
ふさわしくありません。
大きさは退職願のサイズに合わせますが、あまり大きすぎないようにしましょう。

封筒の表、裏の書き方

封筒表面の中央やや上側に「退職願」と書きます。宛名を書く必要はありません。
次に自分の所属部署と氏名を裏面の左下に書きます。

黒インクで書く

退職願い同様、黒インクの万年筆またはボールペンで書きます。

入れ方に決まりはあるの?

意を決して書いた退職願いです。気持ちよく受け取ってほしいものですよね。
折り方、入れ方にも注意を払いましょう。

① 書いた退職願いをまっすぐに置きます。

② 用紙の下から3分の1の部分を谷折りします。

③ 上の3分の1をかぶせるように折ります。

④ 封筒(裏面にした状態で)に入れます。
この時、用紙の右上の部分が封筒の右上に合うように入れます。

折り目はきっちりと

用紙の角と角を合わせて、ずれないようきっちりとまっすぐに折りましょう。

封入は慎重に

封筒に入れる時に、退職願いが折れ曲がったり破れたりしないよう、気をつけて丁寧に入れましょう。

封はしなくてもOK

退職願いは、手渡しならば封をしなくても大丈夫です。もちろんしても差し支えありません。
ただし、のり付き封筒を用いる場合は、必ず封をしましょう。
封をした場合は必ず「〆」を書くこと。封をしない時も封筒のフラップは折り曲げます。

さあ、提出です。

いかがでしたか?面倒に思う方もおられるかもしれませんが、ご縁あってお世話になった会社です。「立つ鳥跡を濁さず」と言われる通り、辞める時も礼を尽くしたいですね。
また会社への何らかの不満などがある場合も、きちんとした退職願いを提出しておくことで後々有利にはたらくこともあります。
みなさんの退職が円満に行きますように!

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