家族葬を会社にメールで伝えるには?伝えるべきポイントや例文も紹介

家族葬に参列しなければならない場合、会社にはどのように連絡すれば良いのでしょうか?メールで大丈夫なのか、何を伝えるべきなのかと心配は尽きません。今回は、会社に家族葬を伝える連絡方法や内容、会社にメールを送る場合の具体的な例文をご紹介します。

目次

  1. 家族葬を会社に伝えるメールについて
  2. 家族葬は会社に伝えるべき?
  3. 家族葬を会社に伝えるメール
  4. 会社関係者に香典を渡されたら?
  5. 家族葬を会社に伝えるメールまとめ

家族葬を会社に伝えるメールについて

葬儀

家族葬は近年多くの人に知られてきましたが、会社としてどのように対応するかははっきりと決まっていない、という場合も少なくありません。
家族に不幸があり家族葬と決まったら、会社にはどのように連絡すればいいのでしょうか。

慌ただしい準備の最中ですから、知識がなければ焦ってしまうことでしょう。

そこで今回終活ねっとでは、会社に家族葬をメールで連絡する際のポイントについて以下の順番で解説していきます。

  • 会社に家族葬って伝えるべき?
  • 会社に家族葬の事を伝える連絡方法は?
  • 家族葬を会社に伝えるときのポイント
  • 会社に家族葬を伝えるメールの例文とは?
  • 会社関係者から香典を渡されたら?

この記事を読めば、急な家族葬があっても不安無く対応できます。
実際に使えるメールの例文もありますので、ぜひ最後までご覧ください。

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家族葬は会社に伝えるべき?

困った人々

家族葬ということは、会社には伝える必要があるものなのでしょうか。
亡くなった人が会社員本人の場合と、その家族の場合について見ていきます。

故人が会社員の場合

会社員が亡くなったら、必ず会社に伝えることになります。

会社に連絡するときには、お通夜やお葬式が家族葬であることを必ず伝えましょう。
もし家族葬で行うことが会社に伝わっていないと、仕事で関わりのあった方々が会葬に訪れて混乱する可能性があります。

故人が会社員の家族の場合

会社員の家族が亡くなった場合も、家族葬ということを会社に連絡しましょう。

家族が亡くなって家族葬を行う場合、プライバシーの観点やそっとしておいて欲しいという気持ちから、会社には何も伝えたくないと考える方がいらっしゃるかもしれません。
ただ家族が亡くなったことを伝えれば、続柄や会社の規定にもよりますが忌引き休暇が取得できます。

さらに規定によっては、会社員の家族にお祝いごとや不幸があったときに支給される弔慰金をもらえます。
これは香典と違い、お返しが不要です。

家族葬を会社に伝えるメール

葬儀

会社には家族葬ということを連絡した方が良いということがわかりました。
それでは、家族葬の連絡はどのような方法ですればいいのでしょうか。

以下では会社への連絡方法を中心にポイントについて解説していきます。

会社への連絡はメールでいいの?

家族の訃報を受けた時にまだ会社にいる場合、その場で直属の上司に家族が亡くなったことを口頭で伝えます。
自宅にいる場合は、連絡がつく時間内であれば電話で上司に連絡しましょう。

ただ、家族葬は会社に伝える項目に注意する点がいくつかあります。
電話や口頭で伝えた後であっても、家族葬の詳細がわかりしだい、会社への連絡にはメールを使いましょう。

誰に送ればいい?

家族の訃報や家族葬ということを会社に伝える場合、まず直属の上司に電話かメールで連絡します。
また、上司だけでなく総務課等にもメールで連絡をするように指示される場合があります。

派遣で仕事をしている人は派遣先の責任者やリーダー、さらに派遣元の担当者にも報告をする必要があるでしょう。
場合によっては仕事で深く関わっている人や、取引先への連絡も必要になります。

会社や所属している部署によって違いますので、上司に確認してみてください。

伝えるべきポイント

家族葬は親しい身内のみで行う葬儀なので、香典や弔電、供花などを辞退することが多い傾向にあります。
ただ、地域や喪主の考えかたによってさまざまです。

会社の社員からの香典等は辞退するが、会社の規定での供花や弔電はお受けしたいという考える喪主の方もいらっしゃいます。
家族葬の情報は、メールを利用し、伝えるべきポイントを確実に記載すると安心です。

念の為、喪主の人に何を辞退するか確認してから以下のポイントを会社に伝えましょう。

  • 亡くなった人の氏名、年齢、続柄、命日
  • 家族葬の日時
  • 喪主の氏名、続柄
  • 家族葬で葬儀を行うということ
  • 参列や弔電、香典、供花の辞退

香典や弔電を辞退する場合でも、会社の規定によって式場の情報が必要である場合があります。
その場合には、家族葬をおこなう会場の名称、住所、電話番号をメールに記入します。

会社へのメールの例文

会社に家族葬の連絡をメールするときには、上記でご紹介したポイントを押さえることが大切です。
また、家族が亡くなると、続柄や立場によっては数日から1週間前後は会社に不在となります。

取引先にもご迷惑がかからないよう、メールで連絡をしておけば安心です。

ここでは会社へのメールの例文を紹介します。

会社に家族葬の旨を伝える場合

会社の上司に家族葬であることを伝えるメールは、要点が伝わるよう簡潔に記入しましょう。

もし式場の住所や電話番号を書くことで会葬の催促になってしまうのではと心配な場合は、まず最初に式場の情報を省略して会社に連絡するのもひとつの方法です。

件名 訃報

◯◯県に住む病気療養中であった祖父が◯月◯日に逝去いたしました。
生前のご厚誼を深謝し、お知らせ申し上げます。

つきましては通夜・葬儀に参列したく、忌引き休暇を取得したいので、以下をお知らせします。

通夜:2018年◯月◯日
告別式:2018年◯月◯日
式場:◯◯斎場 
   ◯◯県◯郡◯町1-2-3 電話:123(45)◯◯◯◯ 

なお、通夜及び告別式は親しい者のみの家族葬で行います。
故人の遺志により、ご会葬およびご厚志につきましても、お控えいただきますようお願い申し上げます。

自分の氏名
(不在時の電話番号)
何かありましたら、こちらまでお願い致します。

取引先に家族葬の旨を伝える場合

取引先には家族葬で不在になるというご挨拶と、代わりに対応する担当者の情報を伝えます。

お世話になっております。
私事で大変恐縮ですが祖父が◯月◯日に逝去し、家族葬にて◯月◯日に通夜、◯月◯日に家族葬にて、葬儀を行います。
つきましては◯月◯日より不在となり、ご迷惑をおかけいたしますことをお詫び申し上げます。

私が不在の間は上司の〇〇が担当いたしますので、何かありましたら以下にご連絡をお願いします。
上司の氏名 メール:〇〇@△
      電話:

ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。どうぞよろしくお願いします。

会社関係者に香典を渡されたら?

葬儀

家族葬ということを会社に連絡していても、関係者から香典を渡されることがあります。
香典等を辞退されても「何かしら弔意を示したい」と思われる方がいらっしゃるからです。

その場合、「辞退しているのだから」と強く断ってしまうのは失礼に当たります。
素直に受け取って、後日、香典返しをお渡ししましょう。

家族葬と香典の辞退に関する情報は以下の記事でも解説していますので、ぜひご参照ください。

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家族葬を会社に伝えるメールまとめ

葬儀

いかがでしたか?
今回の終活ねっとでは、家族葬を会社に伝えるときのメールについて詳しくご紹介してまいりました。

家族葬を会社に連絡するメールについては、以下がポイントとなります。

  • 家族葬であっても、会社に必ず報告する。
  • 家族葬を会社に伝える方法は口頭や電話でも可能だが、詳細はメールで連絡すれば正確に伝わる。
  • 家族が亡くなったら、まず直属の上司に連絡する。
    規則によっては本社の総務課や、派遣社員は派遣先の責任者や派遣元の担当者にもメールをする必要がある。
  • 家族葬で参列や香典などを辞退する場合、その旨を明記する。
  • 会社には忌引き休暇の手続きに必要な情報を連絡する。
    主に、故人の氏名、享年、続柄、命日、家族葬の日付である。
    会葬や香典等を辞退しても、規定により式場の名称や住所が必要な場合がある。
  • 会社の取引先には、家族葬であるとともに不在時に対応する担当者名や連絡先を伝える。
  • 辞退をしたが会社関係者から香典を渡されたら、固辞せずに受け取り香典返しをする。

訃報を会社に連絡する機会はそう多くありません。
この記事が、家族葬を会社に連絡する方のお役にたてば幸いです。

終活ねっとでは、他にも家族葬に関する記事を多く掲載しています。
以下の記事では、家族葬で喪主が挨拶するときの文例をご紹介していますので、お困りの際はご参照ください。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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